23 oktober is voor het management en alle ondersteunende diensten de eerste werkdag na de geplande verhuizing. Vanaf die datum werken zij in het nieuwe hoofdkantoor op de Wethouder Jansenlaan 1 in Harderwijk. Voor facilitair adviseur Monique Veldkamp zal dan het uur van de waarheid aanbreken. Er gaan zo’n honderd collega’s in het pand werken. Is alles voor de 23e klaar?* Kunnen haar collega’s die dag daadwerkelijk aan de slag? Op het moment van schrijven nog niet, maar er zijn nog 41 dagen te gaan.

Op het oog lijkt het eenvoudig: je kiest een mooie, centraal gelegen locatie, je pakt verhuisdozen in en je verhuist, toch? “Het is een heel omvangrijk project”, aldus Monique, “alle facetten die bij mijn vakgebied horen, komen aan bod.” Waar collega’s straks nieuwbakken over de drempel stappen, heeft Monique er als projectleider al flink wat uurtjes op zitten: “Ik heb de verbouwing begeleid en de voorbereiding van alle facilitaire processen. Je kunt daarbij denken aan de inrichting van het kantoor, de postverwerking, de ontvangst van goederen, de glasbewassing en de schoonmaak. Ik kan dat niet allemaal alleen. Een goede samenwerking met collega’s en externen is daarom cruciaal. Hoe ik dat doe? Schuif aan tijdens de bouwvergadering!”

Bouwvergadering
Om de tafel in Randmeer zitten Monique, Gerjan Stam, hoofd ICT, de extern projectleider van de bouw, een medewerker van het bouwbedrijf en een van de installateurs. Voor hen ligt een A3’tje met een enorme lijst aan actiepunten. Terwijl de heren zich van koffie voorzien, legt Monique uit: “Ik begon twee jaar geleden aan dit project door een business case te maken. In dit document stond waar we naar op zoek waren in een nieuw pand. In de loop van de tijd is dit steeds gedetailleerder uitgewerkt. Nu ligt er een  draaiboek voor de bouw, de inkoop, de facilitaire processen en de verhuizing. Een aantal werkgroepen voert de acties uit die in de draaiboeken staan. Ik wil en kan niet alles wat er in die groepen gebeurt op detailniveau weten, dat is teveel.”

Lampen
Tijdens de bouwvergadering passeren de meest uiteenlopende zaken de revue. Zo zijn de lampen nog aan boord van een schip, maar Monique verzekert dat ze wel op tijd  aankomen. Opvallend is dat zij direct de maatvoering van de lampen oplepelt. Voor iemand die probeert niet te verzanden in details, weet ze er verrassend veel direct te noemen. Nog een paar actiepunten zijn: de afwerking van de geluidsisolatie in de cursusruimte en de bestelling van een brandblusser en een blusdeken voor in de keuken. Moeiteloos lijkt ze te schakelen tussen het gesprek en haar laptop. “Heeft iedereen de plattegrond? Nee?” Pling! Hij zit al in je postvak.

Inspectie
Na de vergadering wandelen we van Randmeer naar de overkant van de straat om de bouw te inspecteren. We passeren het parkeerterrein aan de linkerkant en steken over naar de ingang van het nieuwe kantoorpand. Monique maakt een aantekening als ze over de drempel stapt: “Deurmat vervangen”.

Transparant
Wat bij binnenkomst opvalt, is de hoeveelheid glas en het open karakter van het gebouw. Vanuit de hal op de begane grond zijn de kantoren op de eerste verdieping zichtbaar.  Er is gekozen voor rustige kleuren, bijvoorbeeld voor het tapijt. Juist daardoor springen de Zorggroep-blauwe kasten extra in het oog. Monique: “Vlak voor mijn vakantie kwam ik erachter dat de bestelde kasten niet geschikt waren om foldermateriaal op te leggen. Gelukkig kon ik het nog net aanpassen!” Terwijl Monique met een medewerker van het bouwbedrijf een probleem over een van de deuren bespreekt, is er tijd om wat foto’s te maken.

Plant
“Het is toch raar dat hier geen grote plant zou kunnen staan”, zegt ze even later. “Er zou niet genoeg licht zijn volgens de leverancier.” Monique wil het idee duidelijk nog niet loslaten. Zou de plant er uiteindelijk komen? Misschien moet je zelf eens komen kijken. We houden aan het eind van het jaar een officiële opening. In de tussentijd is het vanaf de 23e business as usual. En hoewel het niet op de nieuwe deurmat komt te staan, ben je van harte welkom!

* Het is gelukt! De verhuizing is vlekkeloos verlopen dankzij Monique Veldkamp en alle collega’s en externen die haar daarbij hebben geholpen.