Dankzij de cliëntenadministratie wordt de geleverde zorg ook daadwerkelijk betaald. Zij declareren en factureren. Een van de mensen daarachter, eerste medewerker Renske Vink, werd vanwege haar belangrijke verbindende rol in de organisatie  twee keer genomineerd voor de rubriek Lef & Lof in ons personeelsblad.  Ze is blij met de waardering maar wel met een kanttekening: ‘Het gaat om de mensen aan het bed, zij zijn het belangrijkste. Wij zorgen dat zij weten hoe zij hun werk moeten vastleggen. Aan de ene kant hebben wij een ondersteunende en adviserende rol, aan de andere kant zorgen we dat het geld binnenkomt. We zorgen op achtergrond dat de zorg door kan gaan. We doen dat goed, maar als we op tijd betrokken worden, als het om registratie of facturatie van zorg gaat, dan kunnen we dat nog beter doen.”

Adviseur
“Het spel van de cliëntenadministratie duurt het hele jaar”,  licht Renske haar rol toe. ‘Op het moment dat de wet- en regelgeving rondom registratie en facturatie verandert, corrigeren wij dat in Cura. Vervolgens zorgen wij dat de werkwijzen aangepast worden. Zowel bij de ondersteunende diensten als in de zorg. Dat proces begint al in augustus als nieuwe gesprekken starten met verzekeraars, gemeenten en het zorgkantoor. Er wijzigt elk jaar wel iets. Wij houden alle mogelijke scenario’s bij. Pas in november weten we precies wat er verandert. Die wijzigingen voeren we in december door. En de eerste maanden van het nieuwe jaar controleren en adviseren we, zodat de administratie aan alle eisen voldoet. En in augustus begint het spel opnieuw.”

‘Als eerste medewerker heb ik vooral een coördinerende rol. Ik houd alles op grote lijnen bij. Alle schotten in de zorg hebben eigen wet- en regelgeving. Het is soms best lastig om dat goed bij te houden. Die uitdaging pakken we echter graag op. Ik ben niet snel tevreden, dat is soms wel eens lastig. Dat betekent wel dat we steeds weer een stapje extra doen om de zaken goed voor elkaar te hebben. Ik zeg niet voor niks ‘we’. Het is fantastisch dat ik genomineerd ben, maar ik doe dit samen met een team: Joke, Laura, Marijke de Jong, Marijke Schipper en Tamara. Samen kunnen wij veel vragen over de wet- en regelgeving beantwoorden.  Wij weten hoe die hele methodiek in elkaar steekt en kunnen collega’s dus goed en op tijd adviseren.”

Verbinder
Renske krijgt lof als verbindende schakel tussen zorg, ondersteunende diensten en management. Dat komt, denkt ze, doordat ze zelf uit de zorg komt. “Jarenlang werkte ik bij Bartiméus als groepsleider. Ik weet welke invloed verandering kan hebben. In de zorg gaf ik altijd veel van mezelf. Na een aantal jaar wilde ik wat anders. Analytisch denken is een kwaliteit die ik van mijzelf kende en dat wilde ik graag ontwikkelen. Daarom werd ik applicatiebeheerder bij de Zorggroep. Functioneel beheer van Cura is een belangrijk onderdeel van ons werk. Maar het voelt nooit alsof wij met cijfertjes en ICT bezig zijn, dat komt denk ik door die jaren in de zorg. We doen het voor onze cliënten. Wij moeten zorgen dat de zorg doorgaat, maar ook dat geleverde zorg betaald wordt.”

“Een gezonde organisatie begint bij het vastleggen en registreren van cliëntgegevens.  De regels die we daarbij moeten volgen, zijn meestal bedacht door de overheid of de zorgverzekeraar. Dit betekent dat we niet overal invloed op hebben. Ik probeer vanuit mijn expertise te zorgen dat de Zorggroep daar zo goed mogelijk mee omgaat. Dit jaar moeten wij bijvoorbeeld de gegevens van 600 cliënten aanpassen. Wanneer doe je dat? Dit heeft immers ook gevolgen voor de planners en ICT. Dat overzien vind ik leuk. Ik probeer vanuit de zorgmedewerker te denken en daarvandaan het management en de ondersteunende diensten proactief te adviseren.”

Controleur
“Tegenwoordig is registreren en factureren grotendeels gedigitaliseerd, maar de controle blijft mensenwerk. Dat doen wij.  De planner plant, diegene die de zorg levert accordeert en stuurt het door naar de verantwoordelijke. Wij kijken of afwijkende dingen tussen zitten. Zorg uit de Wlz kan niet via de Wmo gedeclareerd worden. En zorg mag niet worden door gepland, terwijl iemand al uit zorg is. Dat soort dingen halen wij er uit. Het zorgkantoor en de zorgverzekeraar controleren ons weer. Als we fouten maken krijgen we boetes, maar die hebben wij nooit gehad. Dat is een compliment voor mijn collega’s, maar ook voor de zorgteams. Dat doen wij blijkbaar goed samen.”

Deze nominatie* ziet Renske als stimulans, er zijn nog voldoende groeikansen: “Onze afdeling wordt steeds beter. Al mijn collega’s zijn expert in een bepaald gebied. Met onze expertise laten we zien dat we recht van spreken hebben.  Daardoor kunnen wij het management en de zorgteams goed adviseren. Zorginhoudelijk hoeven wij niet mee te praten, maar als het gaat over declareren of registreren dan willen wij er vroegtijdig bij zijn. Dat begint gelukkig steeds meer te landen.”

* Renske werd tweemaal genomineerd voor de rubriek Lef & Lof uit ons personeelsblad. Vanwege haar kennis, proactieve houding en de manier waarop zij verschillende afdelingen weet te verbinden.

Renske en haar team zoeken een collega. Bekijk hier de vacature Senior medewerker cliëntenadministratie (32 uur)